Bí quyết viết email hiệu quả trong công việc

Trong các hình thức giao tiếp tại công sở thì email được sử dụng phổ biến, nhất là khi bạn phải làm việc với đồng nghiệp, khách hàng ở nhiều chi nhánh, địa điểm khác nhau hay ở nước ngoài. Là một phương tiện giao tiếp nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi, email mang lại nhiều lợi ích nhưng nếu sử dụng không đúng cách sẽ gây ra những hậu quả tiêu cực. Một số lỗi chúng ta hay gặp như: tựa đề không rõ ràng hay thậm chí không có tựa đề, lỗi format, lỗi chính tả, gửi sai địa chỉ, sai tên người nhận, gửi cho rất nhiều người nhưng không rõ ai là người nhận chính, viết dài dòng nhưng không rõ mục đích người đọc cần phải làm là gì... Sử dụng email một cách hiệu quả nhất trong công việc không có gì là khó. Hãy vận dụng các mẹo nhỏ sau khi viết email để đạt được kết quả như mình mong muốn và trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp và sếp của bạn.

1. Xác định rõ mục đích và đối tượng cần phải đọc email

Bạn đã hình dung trong đầu điều mình muốn trước khi bắt tay viết email. Bạn cần ai thực hiện một việc gì đó cho bạn. Có thể là xin sếp duyệt một khoản chi phí, mời nhiều phòng ban họp về một quy trình mới, thông báo trang web mới của công ty...

Thông thường có hai loại mục đích khi viết mail:

• Muốn ai đó thực hiện một việc gì đó sau khi đọc mail

• Chia sẻ thông tin và không yêu cầu thực hiện hành động cụ thể ngay khi đọc.

Bạn cần xác định rõ mục đích trước khi viết. Mỗi loại mục đích sẽ có nội dung và cách viết khác nhau. Nếu bạn cần người đọc làm gì đó nhưng tựa đề và nội dung không thể hiện ý đồ thì người đọc sẽ bỏ qua và coi đó như một email không quan trọng.

Tiếp theo đó là xác định rõ người nhận email. Thông thường sẽ có người nhận chính là người đưa ra hành động và người được thông báo. Trong các phần mềm viết mail, người nhận chính bạn ghi vào ô "TO" và người được thông báo ghi vào mục "BCC".

Điều quan trọng hơn chính là bạn cần tìm hiểu về người nhận để điều chỉnh nội dung thu hút sự chú ý và thúc đẩy hành động. Họ là ai, có vai trò quyết định gì đến điều bạn sẽ nói đến. Họ có ưu tiên gì ,mối bận tâm nào? Ví dụ: sếp bạn quan tâm đến lợi ích thực tế, phòng tài chính quan tâm đến chi phí, phòng pháp chế quan tâm liệu điều này có vi phạm luật nào hay không? Trong những người nhận, ai là người quan trọng nhất có thể ra quyết định, ai thường đồng ý, ai thường phản đối và ai chỉ nhận thông tin.

Hãy đặt những câu hỏi sau để tìm hiểu xem với vai trò là người đọc thì họ sẽ tìm kiếm những thông tin gì. Chủ đề này có liên quan đến họ không? Họ đã biết gì về chủ này chưa? Họ sẽ sử dụng thông tin này như thế nào trong công việc hàng ngày? Lợi ích của họ khi làm việc này là gì? Ưu tiên, giá trị của họ đối với một ý tưởng, giải pháp là gì Khi có đủ thông tin, hãy liên kết nội dung của bạn với những điều mà người nhận quan tâm. Bạn sẽ có được sự chú ý của họ.

2. Tựa đề và đoạn mở đầu tập trung vào mục đích chính

Người đọc email của bạn thường sẽ bận rộn với nhiều email trong ngày, họ sẽ đọc lướt và tập trung giải quyết những email quan trong. Do đó bạn hãy tập trung nội dung quan trọng nhât vào tựa đề và phần mở đầu của email. Điều đó giúp người đọc nhận thấy tầm quan trọng của email và điều họ cần phải làm.

Tựa đề email phải thể hiện nội dung chính. Mô tả cụ thể rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa vấn đề này hay vấn đề khác có cùng chủ đề. Ví dụ: Phê duyệt chi phí ngân sách 2020, phân biệt với ngân sách 2019. Tựa đề rõ ràng cụ thể giúp thu hút người đọc và giúp ích cho ta tra cứu nhanh về sau.

Thông điệp chính của email cần được thể hiện trong phần mở đầu. Chúng ta nên viết thành những câu ngắn gọn súc tích, nêu bật hành động cần thưc hiện giúp người đọc đi ngay vào vấn đề.

Một mẹo nhỏ mà mình thấy rất hiệu quả đó là bạn hãy gọi điện cho người nhận để trình bày vấn đề trước khi gửi mail. Đó là cơ hội bạn có thể giải thích về vấn đề một cách chi tiết và làm rõ những gì người nhận chưa hiểu. Khi đó người nhận sẽ không thấy bất ngờ khi nhận được mail của bạn và tỷ lệ đồng ý hành động tăng lên đáng kể.

3. Sử dụng danh sách liệt kê các điểm cần trình bày

Nội dung của bạn có nhiều mục, nhiều điểm cần thể hiện, hãy sử dụng danh sách có đánh số. Để có tính hệ thống và dễ tra cứu, đánh số duy nhât cho mỗi câu trong danh sách.

Người đọc sẽ dễ tập trung vào danh sách hơn là đoạn văn liên tục. Danh sách cũng giúp tra cứu nhanh vào nội dung cần tìm. Tuy có vẻ đơn điệu và không bắt mắt, nhưng nếu email dùng để thảo luận giữa nhiều bên thì đánh số sẽ giúp bạn tra cứu rất nhanh và không bị nhầm lẫn, đây là một kinh nghiêm mà người sếp cũ của mình đã chia sẻ và nó rất có hiệu quả.

Ví dụ:

Tựa đề: Phê duyệt ngân sách 2020

1. Ngân sách nhân sự

1.a Lương

1.b Thưởng

2. Ngân sách hoạt động

2.a Chi phí dự án

2.b Chi phí vận hành

4. Giới hạn độ dài email

Độ dài nội dung nên được giới hạn trong 1 trang màn hình máy tính giúp người đọc có thể tập trung vào nội dung chính. Nếu nôi dung của bạn dài và phức tạp, hãy cân nhắc hình thức khác như:

a. Viết 1 file riêng và đính kèm, ví dụ: đề xuất, báo cáo

b. Thảo luận trực tiếp qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp

c. Tổ chức buổi họp

5. Kiểm tra nội dung, chỉnh sửa format hoàn thiện

Ngày nay người nhận có thể đọc email của bạn trên những thiêt bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng. Hãy đảm bảo định dạng email của bạn phù hợp, tránh thêm những đối tượng phức tạp khiến email của bạn hiển thị không rõ ràng trên các thiết bi di động.

Kiểm tra lỗi chính tả. Nếu bạn viết tiếng Anh, hãy sử dụng chức năng kiểm tra grammar của phần mềm để tự động kiểm tra lỗi nhanh chóng, chính xác. Đảm bảo văn bản không có lỗi chính tả thô thiển và lặp lại

Chỉnh sửa format đồng bộ về mặt font chữ, xuống dòng, kí hiệu, đánh số danh sách. Đảm bảo văn bản không bị nhảy font, kích cỡ đều, đoạn văn xuống dòng đồng nhất, đánh số danh sách thứ tự không bị lặp lại

Kiểm tra cẩn thận lần cuối trước khi gửi để không phải hối tiếc và recall. Email chỉnh chu sẽ tăng sức thuyết phục và độ tín nhiệm của bạn.

6. Nếu bạn trả lời email hãy đảm bảo đã đọc toàn bộ email trước khi trả lời

Một số email là cả quá trình thảo luận qua lại giữa nhiều bên nên sẽ khá dài. Hãy đảm bảo bạn kiểm tra toàn bộ nội dung từ thời điểm bắt đầu cuộc thảo luận cho tới lúc bạn trả lời. Mình vẫn hay bị lỗi hấp tấp chỉ trả lời phần câu hỏi mới nhất hiện trên màn hình mà quên kéo xuống phía dưới để đọc hết phần nội dung. Hãy khắc phục điều này nhé.