Triệt tiêu lãng phí quản lý thời gian hiệu quả

Để quản lý thời gian hiệu quả, ta cần phải thường xuyên kiểm tra và loại bỏ những yếu tố gây lãng phí thời gian. Đây là một quá trình liên tục dễ làm ta mệt mỏi, chán nản, cáu gắt. Nhưng nếu thành công thì nó sẽ làm ta trở thành người làm việc hiệu quả. Tuy vậy nó cũng có một tác dụng phụ, bạn sẽ trở nên khó chịu khi thấy người khác làm những việc tốn thời gian một cách không cần thiết.

Hãy tìm hiểu những nguồn gây lãng phí thời gian để bạn có biện pháp khắc phục phù hợp

1. Những vấn đề lặp đi lặp lại

Bạn có thường phải mất thời gian tìm chìa khóa xe, điện thoại mỗi lần ra khỏi nhà; bạn thường phải mất 10 phút để tìm lại email sếp gửi cách đây 2 tuần; bạn cần ghi lại gì đó khi đang nghe điện thoại nhưng trên bàn không có một cây bút... Nếu bạn gặp những vấn đề nào đó cứ lặp đi lặp lại, thì điều đó đang ngốn thời gian quý báu của bạn. Hãy dành thời gian suy nghĩ tìm hiểu nguyên nhân của những vấn đề đó và giải pháp để giải quyết một lần và mãi mãi. Mỗi ngày chúng ta sẽ có thêm những vấn đề mới nên hãy giải quyết vấn đề cũ để chúng ta có thể tiến lên.

2. Độ tin cậy không đảm bảo

Một cái máy in/photo cũ thường xuyên kẹt giấy, mỗi lần sửa mất 5 phút và bạn phải gửi file in lại từ đầu. Bạn cân nhắc giữa việc tiếp tục dùng cái máy in cũ vẫn còn dùng được hay mua hẵn máy in mới. Nếu bạn thử ghi lại tổng thời gian bạn đã mất để sửa nó cộng với những bực bội nó mang lại thì bạn sẽ thấy điều đó là đáng kể. Nếu thời gian của bạn quý giá và nhiều việc đang chờ bạn hoàn thành thì hãy dứt khoát thay thế nó. Tương tự cho những thiết bị khác trong cuộc sống và công việc.

Bạn có rất nhiều cây bút trên bàn, nhưng một nửa trong số đó không viết được, mỗi lần viết bạn lại tìm và thử từng cái một cho tới khi tìm được cây bút viết được. Quá trình cứ lặp lại. Đó cũng là hình ảnh của một hệ thống thiếu tin cậy. Điều cần làm là bạn phải loại bỏ những thứ không còn hoạt động để chúng ta không mất thời gian tìm kiếm thử nghiệm. Đảm bảo những thứ có trong hệ thống là những thứ hoạt động tốt.

Bạn thường có nhiều thiết bị di động, máy tính và ghi chú nhiều thứ trong công việc và đời sống. Đôi khi bạn ghi chú điều gì đó vào máy tính bảng ở nhà và lên công ty bạn không thể xem lại. Có những việc bạn ghi note nhanh trong điện thoại nhưng quên nhập vào máy tính để làm và thế là nó trôi vào quên lãng. Với thời công nghệ số hiện nay, đã có những ứng dụng đa nền tảng cho phép bạn nhập dữ liệu vào một thiết bị và có thể lại trên những thiết bị khác. Hãy tận dụng sức mạnh công nghệ để tạo cho mình một hệ thống duy nhất đa nền tảng để bạn không bỏ quên bất cứ điều gì.

3. Bàn/tủ lộn xộn

Bạn có nhiều thứ trên bàn, trong tủ, nhưng khi bạn cần cái gì và lục tung lên vẫn không có. Hoặc bạn nhớ bạn có nó nhưng không nhớ đã cất nó ở đâu. Đây là một trong những yếu tố gây lãng phí lớn cả thời gian, tiền bạc và không gian. Hãy dành thời gian thường xuyên dọn dẹp bàn, tủ của bạn. Chỉ để những đồ cần dùng hàng ngày, hàng tuần tại nơi thuận tiện nhất. Những đồ nào bạn hầu như không dùng thì hãy cất nó vào kho và định kì xem xét có nên bỏ luôn hay không.

4. Không có nguồn dự phòng

Nếu bạn đi vệ sinh và phát hiện không còn giấy, và trong kho cũng hết giấy, thì đó là một thảm họa có thể ngăn ngừa được. Hãy luôn có nguồn dự phòng, kiểm tra định kì tồn kho, đặt ra mức tối thiểu để lên kế hoạch mua. Giấy vệ sinh chỉ là một ví dụ cho nhiều hoạt động khác. Bạn chủ trì một cuộc họp quan trọng thì bạn cần đến sớm 10-15 phút để chuẩn bị máy chiếu, tài liệu. Nếu máy chiếu trục trặc thì bạn có thời gian để sửa chửa, tìm máy thay thế. Nếu bạn trình bày đề xuất mới với sếp thì đó phải là một gói đề xuất gồm các phương án từ rẻ nhất đến chất lượng nhất; ai biết sếp bạn sẽ thích phương án nào trong lần này.

5. Không tận dụng thời gian rãnh

Bạn xong việc sớm hơn dự kiến, bạn đến hội nghị sớm hơn dự kiến hay một buổi họp bị hủy. Bạn có thời gian rãnh ngoài kế hoạch. Bạn sẽ làm gì? Lướt web, facebook, chơi game cho hết giờ thì đó là bạn đang lãng phí thời gian. Hãy tận dụng thời gian trống làm điều gì đó hữu ích. Nhưng nếu bạn không biết làm gì thì sao. Hãy chuẩn bị kế hoạch cho những thời điểm bạn không biêt làm gì:

a. Kiểm tra những việc bạn phải làm trong hôm nay, ngày mai và bắt tay vào thực hiện

b. Có một danh sách những việc quan trọng nhưng không có thời gian hoàn thành cụ thể. Lúc này bạn có thể lấy ra xem có việc nào bạn có thể làm.

c. Một cuốn sách nhỏ luôn mang theo bên mình. Mỗi khi rãnh bạn có thể lấy ra đọc vài trang.

d. Đôi khi cứ nghĩ đến việc phải làm gì đó cũng khá mệt mỏi, hãy cất mọi thứ và đi dạo, gặp gỡ người nào đó mà lâu rồi bạn chưa gặp. Làm một việc gì đó không liên quan đến công việc nhưng liên quan đến mục tiêu lớn và lâu dài của bạn.

6. Nói nhiều hơn làm

Bạn có hay nói nhiều hơn làm, bạn có hay nói về những chuyện cũ trong quá khứ, về điều gì đó. Bạn nói về một dự định lớn bạn đang ấp ủ nhưng vẫn không có một động thái nào bắt đầu. Hãy tập trung vào hiện tại và tương lai. Hãy lên kế hoạch thực hiện công việc và bắt tay vào làm. Hãy dùng quá khứ làm bài học cho tương lai thay vì cứ tua đi tua lại đoạn băng cũ.

Trên đây là một số điều cơ bản để bạn có thể xem xét và cải thiện khả năng quản lý thời gian của chính mình. Đây là một quá trình liên tục, không có gì thú vị. Tuy nhiên nếu bạn có một mục đích lớn, nhiều việc phải làm trong khi chỉ có 24 giờ thì đây là cách giúp bạn làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn.