To-do list, công cụ đơn giản hiệu quả để gia tăng năng suất cá nhân

Nếu có một công cụ nào đó đơn giản có thể giúp bạn giải quyết mọi việc nhanh chóng, hiệu quả, không bỏ sót bất cứ việc gì quan trọng thì đó chính là to-do list. Dù bạn là học sinh, người mới đi làm, sếp nhỏ, sếp lớn thì to-do list sẽ luôn là một công cụ mạnh mẽ hữu ích cho bạn trong suốt cuộc đời. To-do list kết hợp với định hướng và mục tiêu đúng đắn sẽ giúp bạn đi đến thành công và duy trì sự thành công bền vững.

Chúng ta thường dùng cuốn sổ tay để ghi lại các việc cần làm vào to-do list. Cùng với sự phát triển công nghệ, chúng ta có các ứng dụng to-do list trên điện thoại, máy tính bảng, trên web. To-do list có thể được xem, chỉnh sửa trên các nền tảng khác nhau khiến cho việc sử dụng to-do list ngày càng linh hoạt. Hơn nữa, một số ứng dụng to-do list có thể được chia sẻ với nhiều người làm tăng khả năng làm việc nhóm và cộng tác.

Tiềm năng của ứng dụng to-do list là vô cùng to lớn. Hãy cùng tìm hiểu cách thức sử dụng to-do list một cách hiệu quả và những sai lầm cần tránh.

1. To-do list bao gồm những việc gì.

Hàng ngày chúng ta có nhiều việc phải làm. Đó là những việc chúng ta nghĩ ra, những việc làm theo nghĩa vụ trách nhiệm, những việc được người khác nhờ vả, giao phó... Các việc đó có thể từ đơn giản đến phức tạp, mất vài phút đến vài tháng, vài năm để hoàn thành.

Danh sách việc trong to-do list nên giới hạn ở những việc bạn có thể hoàn thành trong ngày, trong tuần, trong tháng. Những việc xa hơn hoặc những việc chưa có thời gian cụ thể bạn có thể để vào một danh sách riêng và xem lại khi bạn không biết phải làm gì tiếp theo.

Việc cần làm (to-do item) là việc chỉ có 1 tác vụ, 1 mục tiêu, 1 hoạt động trong phạm vi mà bạn cảm thấy có thể hoàn thành trong thời gian cho phép. Ví dụ: Mua đồ ăn sáng vào ngày mai; Đóng tiền điện vào thứ tư; Chuẩn bị slide thuyết trình cho buổi họp; đọc báo cáo tuần... Một sai lầm chúng ta thường mắc phải là ghi ra một việc cần làm nhưng thật ra nó đòi hỏi việc nhiều bước hơn. Khi đó nó sẽ làm chúng ta dễ nản chí vì thời gian kéo dài mà việc vẫn chưa xong. Lúc đó bạn nên chia nhỏ việc thành các bước đơn. Ví dụ việc chuẩn bị slide thuyết trình có thể gồm nhiều bước: 1. thu thập dữ liệu; 2. soạn slide; 3. thảo luận chỉnh sửa... Khi chia nhỏ công việc, bạn sẽ thấy được sự tiến triển trong việc hoàn tất công việc.

Hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành trong ngày, trong tuần, trong tháng. Nếu bạn tham lam ghi quá nhiều việc trong ngày và bạn không thể hoàn thành, bạn sẽ dễ nản và bỏ cuộc. Nếu bạn chưa biết khả năng mình như thế nào, hãy lập kế hoạch và theo dõi khả năng hoàn thành to-do list trong 1 tháng, sau đó điều chỉnh lại số lượng việc bạn lên kê hoạch mỗi ngày, mỗi tuần mỗi tháng để sát với khả năng thực tế.

2. Việc không nên ghi vào to-do list.

- Lịch họp, học hành. Những mục này thường không có mục tiêu cụ thể. Nếu bạn ghi vào to-do list sẽ khiến danh sách dài hơn nhưng không đạt được kết quả cụ thể. Thay vào đó, sau mỗi cuộc họp thường sẽ có những việc phải làm, đó mới chính là những nội dung bạn cần đưa vào to-do list.

3. Những nội dung gì cần khi vào to-do list.

- Cần mô tả những chi tiết cơ bản nhất cần phải hoàn thành. Sử dụng động từ, ví dụ: đổ xăng. Liên hệ công ty A để lấy báo giá.

- Thời gian cần phải hoàn tất: bạn có thể mất 5 phút đến vài tiếng để hoàn thành một việc. Hãy ước lượng thời gian hoàn tất. Thường thì ta hay ước lượng ít hơn thực tế. Do đó sau khi bạn ước lượng thời gian hoàn tất to-do list, hãy cộng thêm 15-20% thời gian. Sau khi có ước lượng thời gian cần hoàn tất công việc, bạn mới có thể lên kế hoạch bao nhiêu việc bạn có thể hoàn thành trong ngày, trong tuần, trong tháng.

- Thời hạn cần hoàn tất. Lưu ý thời hạn này nên trước hạn chót. Vì nếu bạn để đến phút chót mới làm thì bạn sẽ không còn thời gian để làm nó một cách hoàn hảo, chưa kể bạn có thể có thêm nhiều việc đột xuất khiến bạn không hoàn thành. Hãy đặt thời hạn hoàn tất trước hạn chót để đảm bảo bạn có đủ thời gian hoàn thành công việc.

- Địa điểm bạn sẽ thực hiện (nếu cần). Đôi khi có những việc bạn cần làm khi đến một nơi nào đó, nhưng nó không gấp đến mức bạn phải thực hiện chuyến đi đến đó chỉ để hoàn thành. Ví dụ bạn bè nhờ bạn khi nào về quê thì mua giúp một món đặc sản nào đó; khi bạn ghé qua văn phòng tổng công ty đến phòng nhân sự lấy hồ sơ...

4. Kết hợp lịch Calendar (ứng dụng lịch) và To-do list.

Ứng dụng calendar giúp bạn phân bổ thời gian trong ngày, to-do list giúp bạn làm rõ những việc cần làm trong ngày. Sự kết hợp hai thứ giúp bạn làm chủ thời gian của mình. Trong calendar, bạn ưu tiên đặt lịch họp, gặp mặt, phần thơi gian trống bạn dành cho việc hoàn thành to-do list. Ví dụ bạn đăt thời gian 2 tiếng vào buổi sáng để hoàn thành 3 việc quan trọng trong to-do list và 1 tiếng vào cuối buổi chiều để hoàn tất những việc còn lại.

Thời gian đầu, có thể bạn sẽ hơi lúng túng trong việc kết hợp hai thứ. Dần dần bạn sẽ quen và làm chủ cả hai ứng dụng. Bạn sẽ làm chủ thời gian của mình và làm việc hiệu quả.

5. Điều chỉnh to-do list vào cuối ngày.

Thực tế có những ngày bạn có nhiều việc đột xuất, bạn bị bệnh... khiến cho nhiều việc không kịp hoàn thành theo kế hoạch. Lúc đó bạn phải điều chỉnh lại to-do list. Bạn sẽ dời lại vào hôm sau, và tiếp tục hôm sau nữa... Danh sách sẽ ngày một dài hơn. Hãy làm khác hơn một chút. Bạn dành thời gian suy nghĩ về điều chỉnh thứ tự ưu tiên của những việc chưa hoàn thành và khả năng thực tế bạn có thể hoàn thành nó vào ngày hôm sau. Suy nghĩ về lý do tại sao nó chưa hoàn thành, mình có thể làm gì để cải thiện. Sau đó bạn hãy điều chỉnh thời hạn hoàn tất một cách khả thi hơn. Đôi khi bạn cũng có thể nhờ người khác trợ giúp nếu cần. Hãy lên tiếng hỏi sự giúp đỡ. Bạn hỏi người khác có thể đồng ý hoặc từ chối, nhưng bạn không hỏi thì không ai biết bạn đang gặp khó khăn.

6. Một số ứng dụng to-do list miễn phí.

- Reminder (iOS, Icloud Web)

- Google Tasks( iOS, Android, PC)

- Trello (iOS, Android, PC). Lưu ý có tính phí nếu sử dụng tính năng mở rộng.

- Todoist (iOS, Android, PC). Lưu ý có tính phí nếu sử dụng tính năng mở rộng.

- Microsoft To do (iOS, Android, PC). Lưu ý có tính phí nếu sử dụng tính năng mở rộng.

Và còn rất nhiều ứng dụng khác bạn có thể thử nghiệm. Bạn nên chọn ứng dụng có khả năng chạy đa nền tảng (iOS, Android, PC) để bạn có thể truy cập trên mọi thiết bị, mọi lúc, mọi nơi. Nếu có thêm khả năng chia sẻ cộng tác với nhiều người sử dụng thì sẽ rất thích hợp cho làm việc nhóm.