Làm gì khi bạn bị xao lãng trong công việc

Đôi khi, có quá nhiều thứ xảy ra với bạn và thế giới xung quanh khiến bạn không thể tập trung. Bạn phải làm gì nếu mỗi khi ngồi xuống bàn bạn bắt đầu thấy phân tâm? Làm sao có thể tập trung trở lại và làm việc hiệu quả?

Chuyên gia nói gì về việc này

Theo Susan David, nhà sáng lập Viện huấn luyện Harvard/McLean và tác giả cuốn sách Tính linh hoạt cảm xúc, đa số mọi người đều phải đấu tranh với sự phân tâm và thiếu hiệu quả. Đặc biệt khi hầu hết chúng ta đều thường xuyên bị dội bom tin tức, tin nhắn, email và những việc đột xuất khác. Thậm chí vào những ngày bạn cảm thấy siêng năng thì bạn lại gặp chuyện với đồng nghiệp. David nói rằng: “Chúng ta rất tinh tế trong việc để ý đến hành vi và cảm xúc của người khác”. “Khi điều này xảy ra, ta bắt đầu mất tập trung”.

Theo Rich Fernadez, CEO tổ chức phi lợi nhuận “Search inside Yourself Leadership Institue”, chuyên về huấn luyện chánh niệm và trí tuệ cảm xúc, lưu ý rằng chúng ta thường suy nghĩ theo cách này. Ông giải thích “Có một điểm chung về cơ sở giải phẫu học thần kinh khiến chúng ta luôn hướng về sự căng thẳng và điều này không phải lúc nào cũng hữu ích”. Để vượt qua điều này và lấy lại sự tập trung, bạn hãy làm theo những bước sau:

1. Nhận thức sự nguy hiểm của đa tác vụ

Hãy bắt đầu với nhận thức về sự xao lãng do tiếng chuông điện thoại hay việc giải lao bằng cách xem Twitter (hoặc Facebook) tác động lên não bộ như thế nào. Fernandez giải thích rằng chúng ta có mạng lưới cấu trúc não bộ liên quan đến sự tập trung. Có một cấu trúc mặc định thực hiện việc phân tích quá khứ, dự đoán tương lai và suy nghĩ về bản thân và người khác. “Chúng ta ở chế độ này trong ít nhất một nửa thời gian”. Nhưng khi chúng ta cần tập trung tâm trí, ta huy động mạng lưới chú ý định hướng, cho phép ta bỏ qua suy nghĩ lan man và tập trung vào tác vụ cụ thể. Sự phân tâm dù ở hình thức nào cũng sẽ kéo bạn trở lại chế độ mặc định, và cái giá phải trả để tìm lại sự tập trung không hề rẻ. “Một số nghiên cứu cho thấy mất từ 10 đến 18 phút để quay trở lại mức độ tập trung ban đầu”. Chính vì thế ta cần phải giảm thiểu những yếu tố gây xáo trộn.

2. Cho phép thể hiện cảm xúc có kiểm soát

Cảm thấy rối bời có thể kéo theo nhiều cảm xúc khác như bực bội, giận dữ, lo âu và gây ảnh hưởng tiêu cực tới khả năng làm việc hiệu quả của bạn. Do đó bạn phải “bẻ gẫy vòng xoáy”, David nói. Để lấy lại sự tự chủ và không còn cảm thấy “bị lệ thuộc vào sự may rủi trong những việc xảy ra ở công ty bạn”, hãy bắt đầu bằng cách đặt tên cho cảm xúc của bạn và tự hỏi mình: “OK, tôi đang giận nhưng ai đang làm chủ - cơn giận hay tôi, người đang có cảm xúc này”. Fernandez tán thành cách tiếp cận này: “Bạn muốn nhận thức rằng cảm xúc này đang hiện diện – chúng có lý và quan trọng – nhưng không có nghĩa là bạn bị chúng lấn át”.

3. Lấy lại sự tập trung

Khi bạn nhận thấy bạn đang xao lãng, “Hãy dừng lại, đáng giá tình hình và nhận thức rằng bạn đang bị kích động”, Fernandez nói. “Sau đó hãy chuyển trọng tâm chú ý”. Nói thì luôn dễ hơn làm, nhưng hãy nhắc nhở bản thân rằng hầu hết những thứ chúng ta lo lắng không phải là mối đe dọa nghiêm trọng tức thời. Để tái kết nối phần não bộ logic, hãy tập trung vào điều gì “tức thời và bản năng, như hơi thở”. Bạn có thể nói chính mình “Tôi đã bị dòng Twitter này chiếm hết tâm trí, bây giờ tôi sẽ chú ý vào hơi thở” để xoay chuyển tâm trí khỏi tác nhân gây lo lắng. Fernandez nói rằng điều này khác với việc bạn phủ nhận sự xao lãng: “Bạn không phải dập tắt nó. Bạn ghi nhận nó, nhận thức về nó và cho nó vào một ô trong tâm trí và để suy nghĩ sau, khi bạn có thể nói chuyện với ai đó hay khi bạn xong việc và có thời gian”.

4. Vận dụng giá trị của bạn

Khi bạn đã lấy lại sự chú ý, hãy hướng nó đến điều cần tập trung. David nói rằng tập trung vào những giá trị của bạn sẽ giúp bạn lấy lại sự kiểm soát. “Khi bị rối bời, bạn cảm thấy như bị lấy đi hết quyền lực và khả năng kiểm soát”. “Nhưng bạn vẫn còn có thể lựa chọn thể hiện mình là người như thế nào. Nếu một trong những giá trị cốt lõi của bạn là sự cộng tác, thì hãy tập trung thể hiện điều đó. Làm sao bạn có thể giúp mọi người gắn kết thành một team?” Và xem xét việc mất tập trung ảnh hướng như thế nào đến nhận thức về bản thân. “Nếu công bằng là phẩm chất quan trọng thì sự xao lãng sẽ ảnh hưởng ra sao đến khả năng cư xử công bằng của bạn? Nếu bạn tốn ba giờ mỗi ngày trên facebook thì công bằng với team của bạn và gia đình bạn là như thế nào?

5. Xác lập giới hạn

Một khi bạn đã nhận thức được điều gì làm bạn xao lãng, hãy lập ra các quy tắc cho chính mình. Nếu bạn nhận ra việc xem tin tức vào buổi sáng sẽ làm bạn buồn phiền lo lắng và mất tập trung khi đến công ty, hãy nói với bản thân rằng mình sẽ chỉ cập nhật tin tức thế giới sau giờ cơm trưa. Hay bạn quyết định rằng bạn sẽ phải hoàn thành một số lượng công việc nhất định trước khi lướt Facebook. Nếu bạn không tự kiểm soát được bản thân thì có một số ứng dụng có thể được cài trên trình duyệt web và điện thoại giúp bạn kiểm soát thời gian truy cập một số trang web cụ thể. Quan trọng là bạn phải thực hành. “Rất nhiều nghiên cứu cho thấy sự khác biệt giữa sự tập trung cao độ và tập trung không cao độ”, Fernandez nói. Ông đề cập đến những vận động viên tự rèn luyện bản thân bằng cách tự nhủ với bản thân những điều như “tôi sẽ không rời đường biên ném bóng tự do cho tới khi tôi ném được 10 lần”. Cho nên hãy dành thời gian rèn luyên trí não tập trung vào công việc.

6. Chọn bạn mà chơi, chọn người mà học hỏi

Hiệu ứng đám đông là có thật. “Chúng ta biết điều đó trong lúc đi thang máy, khi mọi người xung quanh xem điện thoại thì bạn cũng làm theo”, David nói. Cô chỉ ra rằng những nghiên cứu gần đây cho thấy nếu ai đó ngồi kế bạn trên máy bay mua kẹo – cho dù bạn không quen biết người đó – thì bạn sẽ có 30% khả năng làm điều tương tự. Năng suất làm việc cũng bị ảnh hưởng giống như vậy. Nếu đồng nghiệp thường xuyên xao lãng, hay người nào thường lôi kéo bạn khỏi công việc, hãy giảm thời gian tiếp xúc với họ. Bạn không cần phải thô lỗ; chỉ đơn giản nói rằng “Ta có thể nói chuyện sau không? Giờ tôi phải làm xong báo cáo này rồi mới nghỉ được”.

7. Cho và nhận sự giúp đỡ từ đồng nghiệp

Thay vì lảng tránh đồng nghiệp gây phiền nhiễu, bạn có thể giúp họ tập trung hơn. Hãy thỏa thuận với đồng nghiệp. Lập thời khóa biểu những lúc bạn có thể làm việc mà không làm phiền nhau hay không lên mạng xã hội hay Slack (ứng dụng nhắn tin theo nhóm). Team mà tôi làm chung tại HBR đã chọn chiều thứ năm là thời gian làm việc không gián đoạn sau khi nghe podcast này. Bạn hãy nhận sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và nhân rộng điều đó. “Đồng nghiệp là người trên cùng một chiến hào, họ có thể hiểu vì cùng văn hóa và tổ chức” Fernandez nói. Hãy đi cafe với đồng nghiệp và tìm lời khuyên, hướng dẫn. Họ có thể cho bạn những giải pháp hữu dụng mà bạn chưa nghĩ tới. Hãy cam kết với nhau rằng bạn sẽ thay đổi và hãy thường xuyên kiểm tra sự tiến bộ. Khi nói với ai đó bạn đang muốn thay đổi, bạn thường sẽ thực hiện điều đó.

8. Chăm sóc bản thân

Nếu bạn mệt mỏi rã rời, bạn sẽ dễ rơi vào trạng thái choáng ngợp vì công việc, David nói. Quan trọng là bạn phải ngủ đủ giấc và rèn luyện thể dục thể thao. Cô cũng gợi ý hãy tạo ra “những thay đổi nhỏ trong môi trường của bạn” để cải thiện sức khỏe. Nghỉ giải lao, ăn uống lành mạnh, để điện thoại chế độ im lặng. “Thay vì lướt facebook vào giờ trưa, hãy bỏ điện thoại xuống và đi ra ngoài dạo bộ”.

Những nguyên tắc cần ghi nhớ

NÊN

• Dùng việc hít thở để ngắt vòng xoáy lo âu và sự bực bội do bị phiền nhiễu.

• Nghĩ về việc bạn muốn đồng nghiệp và sếp cư xử như thế nào và để hình ảnh bản thân dẫn lối hành vi của bạn

• Đặt ra giới hạn khi bạn lên mạng xã hội và kiểm tra mail

KHÔNG NÊN

• Tự lừa dối bản thân rằng sự xao lãng không ảnh hưởng khả năng tập trung – cái giá phải trả về nhận thức là không nhỏ

• Dành thời gian với những người thường xao lãng công việc – bạn sẽ bị ảnh hưởng

• Không quan tâm bản thân – hãy giảo lao, ăn uống lành mạnh, ngủ đủ giấc

Nguồn HBR