Ghi chú hiệu quả trong các cuộc họp

Trong những cuộc họp, buổi học, huấn luyện, chúng ta luôn cần phải ghi chú lại những thông tin quan trọng để sử dụng về sau. Ghi chú có một tác dụng quan trọng đó là nó giúp chúng ta suy nghĩ về những thông tin ta cần lưu trữ, tổ chức và xử lý thông tin theo một cách mà ta cảm thấy hiệu quả.

Tuy vậy, không phải ai cũng biết ghi chú một cách hiệu quả. Một trong những sai lầm đó là cố gắng ghi lại tất cả những gì ta nghe thấy. Cách ghi này không thật sự hữu ích.

Đầu tiên, ta cần xác định mục đích của việc ghi chú. Ghi chú cho buổi họp nhóm hàng tuần hoàn toàn khác với ghi chú cho một buổi họp liên phòng ban. Khi bạn xác định được mục đích của buổi họp, bạn sẽ xác định được thông tin nào mình cần quan tâm và thông tin nào không quan trọng. Khi đó bạn chỉ ghi chú những thông tin mình cần, và như thế tất cả ghi chú đều quan trọng.

Tiếp theo, sau khi đã biết được mục đích, ta bắt đầu lắng nghe có chủ đích. Khi nghe được thông tin quan trọng, ta cần phải ghi lại với ngôn ngữ quen thuộc của chính mình. Nói cách khác ta "dịch" ngôn ngữ của người phát biểu sang ngôn ngữ của chính mình. Việc cố gắng viết lại chính xác điều người khác nói là không khả thi. Một người có khả năng viết trung bình 10 đến 12 từ một phút, trong khi chúng ta nói ra trung bình 100 từ một phút. Bạn sẽ không thể theo kịp những gì người khác nói.

Một số nghiên cứu cho thấy việc ghi chú bằng viết tay sẽ giúp não bộ xử lý thông tin tốt hơn việc ghi chú bằng đánh máy vào máy tính. Bạn sẽ nhớ lâu hơn những gì bạn viết ra bằng tay.

Bạn cần xem lại các ghi chú sau buổi họp càng sớm càng tốt. Nó sẽ giúp bạn lưu trữ thông tin tin lâu hơn và hiểu rõ vấn đề hơn. Chúng ta quên khoảng 50% những gì chúng ta đã học trong vòng một giờ và 70% sau 24 giờ. Do đó hãy sớm đọc lại những gi bạn đã ghi chú trong buổi họp.